Sukuseuran nimi, kotipaikka ja tarkoitus
1§
Yhdistyksen nimi on Segermanin Sukuseura r.y. ja kotipaikka on Puumalan kunta ja toimialue koko maa. Yhdistystä kutsutaan jäljempänä sukuseuraksi tai seuraksi.
2§
Sukuseuran tarkoituksena on selvittää suvun vaiheita ja historiaa, vaalia suvun perinteitä ja edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta jäsentensä keskuudessa.
3§
Sukuseura pyrkii toteuttamaan tarkoitusperiään
järjestämällä yhteisiä kokouksia, sukupäiviä, retkeilyä ja muita seuran toimintaan liittyviä tilaisuuksia,
keräämällä ja arkistoimalla sukua koskevaa tietoutta,
selvittämällä ja auttamalla suvun jäseniä selvittämään suvun vaiheita sekä saattamalla tutkimustyön tulokset jäsenten tietoon,
harjoittamalla sukuseuran tarkoitusperiä edistävää julkaisutoimintaa,
pitämällä jatkuvasti luetteloa suvun jäsenistä.
Sukuseuran jäsenet
4§
Sukuseuran varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen 18 vuotta täyttänyt henkilö, joka isän tai äidin puolelta on sukuun kuuluva tai joka avioliiton kautta on siihen liittynyt.
5§
Sukuseuraan pyrkivän on ilmoittauduttava seuran hallitukselle, joka päättää ottamisesta. Jäsenen, joka haluaa erota sukuseurasta, on ilmoitettava siitä kirjallisesti seuran hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoitettava erosta seuran kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi.
6§
Sukuseuran varsinaisen jäsenen tulee suorittaa sukukokouksen vahvistama jäsenmaksu vuosittain. Seuran hallitus voi myöntää vapautuksen jäsenmaksusta korkean iän, sairauden tai muun syyn aiheuttaman maksukyvyn heikentymisen perusteella.
7§
Seuran jäsenen alle 18-vuotiaat lapset voivat liittyä seuraan nuorisojäseninä, jotka ovat vapaat jäsenmaksusta ja joilla ei ole äänioikeutta seuran kokouksissa.
8§
Hallituksen esityksestä voi sukukokous kutsua sukuseuran kunniajäseneksi henkilön, joka on erityisesti ansioitunut seuran toiminnassa. Kunniajäsen on vapaa jäsenmaksusta.
9§
Sukuseuran jäsenistä tulee hallituksen pitää jäsenluetteloa.
Seuran hallitus
10 §
Sukuseuran asioita hoitaa hallitus, joka valitaan varsinaisessa sukukokouksessa. Hallitukseen kuuluu vähintään kuusi ja enintään yhdeksän jäsentä. Hallituksen jäsenten toimikausi on neljä vuotta. Jos jäseniä on kuusi, heitä on varsinaisessa sukukokouksessa erovuorossa kolme. Jos jäseniä on enemmän, erovuorossa on neljä jäsentä. Ensimmäiset erovuoroiset määrätään arvalla. Erovuorossa oleva jäsen voidaan valita uudelleen.
Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan sekä keskuudestaan tai ulkopuolelta sukuseuran sihteerin, rahastonhoitajan ja muut mahdolliset toimihenkilöt. Hallitus on päätösvaltainen, kun sukuseuran puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja sekä kaksi muuta jäsentä, jos hallituksen jäsenmäärä on kuusi, tai vähintään neljä muuta jäsentä, jos jäsenmäärä on kuutta suurempi, on saapuvilla. Päätökset tehdään yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Äänien mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni. Hallituksen kokouksista on pidettävä päätöspöytäkirjaa.
11 §
Hallitus voi keskuudestaan tai muista sukuseuran jäsenistä asettaa avukseen valiokuntia erityisten tehtävien hoitamista varten.
12 §
Sukuseuran nimen kirjoittavat puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja yhdessä tai jompikumpi heistä yhdessä seuran sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa.
13 §
Sukuseura voi toimintansa tukemista varten ottaa vastaan testamentattua tahi lahjoitettua omaisuutta, perustaa rahastoja sekä asianomaisella luvalla järjestää keräyksiä ja arpajaisia. Seura voi myös omistaa toimintansa kannalta tarpeellisia kiinteistöjä.
Seuran tilit
14 §
Sukuseuran tilikausi on 01.04. - 31.03. Tilit on annettava tilintarkastajille tarkastettaviksi viimeistään seuraavan huhtikuun kuluessa. Tilintarkastajien lausunto tilien ja seruan hallinnon tarkastamisesta on annettava hallitukselle viimeistään seuraavan toukokuun aikana, ja vähintään kaksi viikkoa ennen varsinaista sukukokousta.
Seuran kokoukset
15 §
Sukuseuran varsinainen sukukokous pidetään hallituksen kutsusta sen määräämässä paikassa ja määräämänä aikana kahden vuoden välein huhti-syyskuun kuluessa. Kokouksesta on ilmoitettava seuran jäsenille vähintään neljä viikkoa aikaisemmin kutsulla, joka on julkaistu sanomalehdessä tai annettu tiedoksi kirjeellä. Ylimääräiseen sukukokoukseen kutsutaan seuran jäsenet hallituksen toimesta sanomalehdessä tai kirjeellä vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta.
16§
Sukukokoukselle valitaan puheenjohtaja ja sihteeri sekä kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Kokouksessa todetaan sen laillisuus. Varsinaisessa sukukokouksessa päätetään seuraavista asioista:
hyväksytään kahden edellisen vuoden toimintakertomukset,
hyväksytään kahden edellisen vuoden tilit, vahvistetaan tilinpäätökset ja päätetään vastuuvapauden myöntämisestä tilivelvollisille,
vahvistetaan hallituksen laatimat toimintasuunnitelmat ja talousarviot seuraaville vuosille,
valitaan hallituksen jäsenet erovuoroisten tilalle,
valitaan kaksi varsinaista tilintarkastajaa ja kaksi varatilintarkastajaa tarkastamaan alkaneen ja seuraavan tilikauden tilejä ja seuran hallintoa,
päätetään kahdeksi vuodeksi kannettavan jäsenmaksun suuruus, sekä
päätetään muista kokouskutsussa mainituista asioista.
17 §
Sukukokouksessa on jokaisella läsnä olevalla varsinaisella jäsenellä, joka on suorittanut edellisen vuoden jäsenmaksunsa, yhtäläinen äänioikeus. Kokouksen päätökseksi tulee se mielipide, jonka hyväksi useimmat äänet on annettu, ellei näissä säännöissä edellytetä määräenemmistöä. Jos äänet menevät tasan, voittaa se mielipide, jonka puolesta kokouksen puheenjohtaja on äänestänyt. Äänten ollessa vaaleissa tasan, määrätään tulos arvalla.
Sääntöjen muuttaminen ja seuran purkaminen
18 §
Päätös sääntöjen muuttamisesta tai sukuseuran purkamisesta voidaan tehdä vain, jos siitä on kokouskutsussa nimenomaan ilmoitettu. Päätös sääntöjen muuttamisesta edellyttää, että sitä on kannattanut vähintään kaksi kolmannesta annetuista äänistä. Sukuseuran purkamista koskevan päätöksen tekemiseen vaaditaan sama äänten enemmistö kahdessa peräkkäisessä suvun kokouksessa, jotka pidetään vähintään kahden kuukauden väliajoin.
19 §
Jos sukuseura purkautuu, viimeisessä sukukokouksessa on päätettävä seuran omaisuuden käyttämisestä seuran tarkoitusperiä edistävällä tavalla. Sukuseuran arkisto on luovutettava Valtionarkistolle tai jollekin maakunta-arkistolle.
20§
Kaikessa muussa noudatetaan yhdistyslain voimassa olevia säännöksiä.
--------------------------------------------------------------------------------------------
Sukuseuran säännöt on hyväksytty Segermanin sukuseuran perustavassa kokouksessa Puumalassa 10.6.1990.
Laatimispäivämäärä: 12.12.2024
1. Rekisterinpitäjä
Segermanin Sukuseura ry
2. Rekisteriasioista vastaavat henkilöt
Segermanin Sukuseura ry:n hallituksen puheenjohtaja, sihteeri ja rahastonhoitaja.
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
Segermanin Sukuseura ry:n jäsenrekisteri, jonka pitäminen perustuu suostumukseen, joka on katsottu annetuksi jäsenmaksun maksamisen yhteydessä. Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11§:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot.
4. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11§:n vaatimat henkilötiedot (täydellinen nimi ja kotipaikka). Lisäksi rekisteriin kerätään myös yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja syntymäaika) ja jäsenmaksusuoritukset.
5. Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen ja sähköisessä muodossa oleva rekisteri suojataan lainsäädännön ja hyvän tietoturvallisuuden vaatimusten mukaisesti.
6. Tiedot tietojen siirrosta kolmansiin maihin
Henkilötietoja ei siirretä ulkomaille ilman henkilön kirjallista suostumusta.
7. Henkilötietojen säilyttämisaika
Tiedot säilytetään sukuseuran jäsenyyden keston ajan.
8. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Henkilöllä on oikeus saada häntä koskevat tiedot ottamalla yhteyttä sukuseuraan.
9. Oikeus tietojen oikaisemiseen
Henkilöllä on oikeus oikaista häntä koskevia tietoja.
10. Oikeus tietojen poistamiseen
Henkilön erotessa jäsenyydestä henkilötiedot poistetaan rekisteristä. Ainoastaan toimihenkilöiden nimitiedot säilytetään sukuyhdistyksen historiaa varten.
11. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Henkilöllä on oikeus rajoittaa henkilötietoja antamalla vain itse rajaamansa henkilötiedot.
12. Vastustamisoikeus
Vain eroamalla jäsenyydestä henkilöllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä.
13. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisterin tietoja voidaan tallentaa myös sukuseuran ylläpitämään sukututkimusrekisteriin, johon tallennetaan perustietoja sukuun kuuluvista jäsenistä. Henkilöllä on oikeus saada häntä koskevat tiedot ilmoittamaansa sähköpostiosoitteeseen.
14. Tieto oikeudesta peruuttaa suostumus milloin tahansa
Eroamalla jäsenyydestä henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojen käsittelyyn.
15. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Henkilöllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojensa käsittelystä Tietosuojavaltuutetulle.
16. Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tällaisten tietojen antamatta jättämisen mahdolliset seuraamukset
Henkilötietojen antaminen on jäsenhakemukseen perustuva vapaaehtoinen vaatimus.
17. Mistä henkilötiedot on saatu
Tiedot on saatu jäseneltä itseltään.
Laatimispäivämäärä: 12.12.2024
1. Rekisterinpitäjä
Segermanin sukuseura ry.
2. Rekisteriasioista vastaavat henkilöt
Segermanin sukuseura ry:n hallituksen puheenjohtaja, sihteeri ja rahastonhoitaja.
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
Segermanin sukuseura ry:n sukututkimusrekisteri, jonka pitäminen perustuu suostumukseen.
4. Henkilötietoryhmät
Nimi, syntymä-, vihkimis- ja kuolinaika ja -paikka, arvo ja ammatti, yhteys sukuun, perhetiedot, valokuva ja muut mahdolliset sukututkimuksen kannalta tarpeelliset tiedot.
5. Tietojen luovutus
Tietoja sukututkimusrekisteristä luovutetaan ainoastaan sukututkimustarkoituksiin ja niitä voidaan julkaista sukukirjoina tai -lehtinä.
6. Tiedot tietojen siirrosta kolmansiin maihin
Rekisteristä voidaan siirtää tietoja ulkomaille tietosuojavaltuutetun toimiston antamien ohjeiden mukaisesti.
7. Henkilötietojen säilyttämisaika
Tiedot säilytetään toistaiseksi, kuitenkin enintään siihen saakka, kun henkilö on käyttänyt tietojen poisto-oikeuttaan.
8. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Henkilöllä on oikeus saada häntä koskevat tiedot ottamalla yhteyttä sukuseuraan.
9. Oikeus tietojen oikaisemiseen
Henkilöllä on oikeus oikaista häntä koskevia tietoja.
10. Oikeus tietojen poistamiseen
Henkilöllä on oikeus poistaa tietonsa sukurekisteristä. Erotessa jäsenyydestä henkilötiedot poistetaan rekisteristä. Ainoastaan toimihenkilöiden nimitiedot säilytetään sukuyhdistyksen historiaa varten.
11. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Henkilöllä on oikeus rajoittaa henkilötietoja antamalla vain itse rajaamansa henkilötiedot.
12. Vastustamisoikeus
Henkilöllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ilmoittamalla siitä sukuseuralle.
13. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Henkilöllä on oikeus saada häntä koskevat tiedot ilmoittamaansa sähköpostiosoitteeseen.
14. Tieto oikeudesta peruuttaa suostumus milloin tahansa
Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa.
15. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Henkilöllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojensa käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.
16. Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tällaisten tietojen antamatta jättämisen mahdolliset seuraamukset
Henkilötietojen antaminen on vapaaehtoinen vaatimus.
17. Mistä henkilötiedot on saatu
Tiedot on saatu henkilöltä itseltään, julkaistuista sukututkimuksista, väestötietojärjestelmästä, viranomaisrekistereistä, julkisista arkistoista sekä sukuun kuuluvien antamina tietoina. Tietoja voidaan tarvittaessa päivittää julkisista lähteistä.
18. Tietojen suojaus
Tietojen suojauksessa on huomioitu hyvän lainsäädännön ja tietoturvallisuuden vaatimukset. Tiedot ovat sukututkijan käytössä.